Quy Trình Làm Hàng Nhập Fcl Của Forwarder

Khi mua bán và vận chuyển hàng hóa quốc tế, trường hợp mà bạn chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc nhập hàng, bạn thường thuê forwarder để thực hiện quy trình làm hàng nhập khẩu.

Bước 1: Tư vấn, tiếp nhận thông tin và chứng từ từ khách hàng

Các bộ phận sales sẽ chào giá hoặc tư vấn quy trình nhập khẩu và Logistics nhập khẩu phù hợp theo các thông tin mà khách hàng cung cấp.

Đồng thời, bạn kiểm tra kỹ về chính sách thủ tục Hải quan nhập khẩu hàng hoá trước khi tiến hàng giao nhận hàng.

Sau khi chốt đơn và khách hàng, tùy vào lô hàng nhân viên kinh doanh (Sales) hay lô hàng Nominated (do Đại lý chỉ định để bạn thực hiện dịch vụ) chuyển file hoặc in chứng từ chuyển cho nhân viên khai thác (OPS) để kiểm tra thông tin.

Quy trình xuất nhập hàng hóa của Forwarder theo đường hàng không

Vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không có ưu điểm là hàng hóa cập nơi đến nhanh hơn, rút ngắn thời gian chờ đợi. Các vấn đề chậm trễ hay sự cố cũng được hạn chế ở mức tối đa, đảm bảo tiến độ thỏa thuận cho chủ hàng. Tuy nhiên hạn chế là chi phí khá cao. Khách hàng tham khảo quy trình xuất nhập hàng cụ thể dưới đây:

Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển (Sea nhập)

Hiện nay nhiều đơn vị forwarder vẫn tự nhận mình cung cấp dịch vụ logistics. Chính điều này mà nhiều người bị nhầm lẫn và xem hai khái niệm như một. Tuy nhiên thực tế, forwarding và logistics là hai dịch vụ có nhiều điểm khác biệt. Trong đó, logistics có ý nghĩa bao hàm hơn với một chuỗi các hoạt động cung ứng. Bạn có thể tìm hiểu chi tiết tại đây: Sự khác nhau giữa Logistic và Freight forwarder.

Chúng tôi SEC Warehouse là đơn vị chuyên cung cấp các giải pháp về kho bãi và lưu trữ hàng hóa, bạn cũng có thể tham khảo dịch vụ của chúng tôi tại bài viết dịch vụ thuê kho bãi hoặc liên hệ số hotline 0901 86 87 86 – (028) 3776 0700 để được tư vấn về dịch vụ.

Trong nghề giao nhận, Logistics bạn sẽ thường xuyên gặp và quen thuộc các thuật ngữ về hàng FCL, LCL,…Tuy nhiên đối với những ai không làm trong ngành này hoặc mới bước chân vào nghề thì hẳn vẫn còn khá xa lạ với những thuật ngữ này. Vậy cụ thể FCL là gì, LCL là gì và có những điểm khác biệt gì giữa chúng, hãy cùng Hiệp Hội Logistics giải đáp những thắc mắc đó qua bài viết dưới đây.

Sự khác biệt giữa hàng FCL và LCL

Ta có thể dễ dàng nhận thấy hàng LCL và hàng FCL khác nhau cả về khái niệm, khối lượng, kích thước hàng , điều kiện vận chuyển, chi phí, đến chủ hàng.

Tuy xét về tổng chi phí, việc đặt một container FCL sẽ đắt hơn nhưng nếu  xem xét theo chi phí thứ nguyên thì đặt  FCL rẻ hơn so với LCL.

Vì chỉ giao cho một chủ hàng, cũng không cần phải thực hiện các quy trình như phân loại và đóng gói container tại các cảng giao hàng riêng biệt. Khả năng xảy ra chậm trễ tại cảng cũng thấp hơn.

Vì phải giao nhiều chủ hàng. Ngoài ra, cần thêm thời gian cho các quy trình phân loại hàng hóa, tổng hợp chứng từ và xử lý. Thời gian cho việc xếp và dỡ hàng cũng thường cao hơn gửi hàng LCL.

Bước 2: Kiểm tra thông tin trên chứng từ

a.Kiểm tra thông tin trên chứng từ giao nhận hàng hóa

Khi tiếp nhận chứng từ từ khách hàng, bạn cần kiểm tra đầy đủ về:

Sales Contract (Hợp đồng mua bán): Kiểm tra số, ngày hợp đồng, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng, thông tin hàng hóa…

Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại): Kiểm tra số, ngày invoice, điều kiện giao hàng, đơn giá, trị giá…

Packing list (Chi tiết đóng gói): Kiểm tra trọng lượng, thể tích, số kiện, cách đóng gói…

Bill of Lading (Vận đơn): Kiểm tra số, ngày và nơi phát hành, tên tàu, số chuyến, số cont, chì, trọng lượng … Lưu ý xem có B/L gốc không, hay đã surrender / telex release.

Arrival notice (Giấy báo hàng đến).

C/O (Giấy chứng nhận xuất xứ), nếu có: cần kiểm tra kỹ nếu có CO ưu đãi đặc biệt như mẫu D, E… vì có liên quan trực tiếp đến ưu đãi thuế.

Giấy giới thiệu của công ty chủ hàng (thường gửi sau, cùng bộ hồ sơ giấy).

b. Kiểm tra chéo thông tin giữa các chứng từ với nhau

Ví dụ: Thông tin giá cả trong Hợp đồng & Invoice, số lượng hàng giữa Hợp đồng, Packing List, B/L…

c.Tính đầy đủ và hợp lệ của chứng từ

Hồ sơ chưa đầy đủ hợp lệ nếu: chứng từ không đầy đủ, hoặc thiếu thông tin trên chứng từ, hoặc thông tin trên các chứng từ không khớp nhau.

Nếu bộ hồ sơ đủ số lượng chứng từ, đủ thông tin cần thiết (để lên tờ khai hải quan), và thông tin trên các chứng từ khớp nhau, thì bộ chứng từ được coi là đầy đủ hợp lệ.

d. Nếu bộ chứng từ thiếu hoặc chưa hợp lệ, nhân viên OPS báo Sales đề nghị khách hàng bổ sung chỉnh sửa đến khi đầy đủ.

Lưu ý: Bước 2.2 và 2.3 cần thực hiện sớm, ngay sau khi nhận được file chứng từ, không chờ đến lúc lên tờ khai mới kiểm tra. Như vậy khách hàng mới biết và có thời gian để kịp bổ sung chỉnh sửa.

Với K/H mới, loại hàng mới, cần tìm hiểu kĩ lưỡng thông tin tên hàng, công dụng, tính chất, chất liệu, loại hàng (đề nghị khách hàng cung cấp tờ khai trước đây, tra cứu trên mạng…). Mục đích là để xác định được mã HS và mô tả hàng hóa chính xác.

Với K/H truyền thống, cần kiểm tra lại mã HS xem còn phù hợp không.

f. Làm biên bản giao hàng để sau giao cho nhà xe (2 bản), kẹp vào Jobfile.

3.1. Lên tờ khai hải quan (TK) bằng phần mềm khai hải quan, sau khi kiểm tra chứng từ xong thì làm bước tiếp…

3.2. Kiểm tra lại TK trên phần mềm để đảm bảo nội dung chính xác:

Lưu ý những tiêu chí không được phép sửa trên TK (Cần kiểm tra hết sức cẩn thận)

Tên người xuất khẩu, địa chỉ, mã bưu điện.

Số bill, số cont, chì, ngày hàng đến, tên tàu chặng cuối, địa điểm dỡ hàng.

Số ngày invoice, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng, mã phân loại hóa đơn, mã phân loại TK trị giá

3.3. Tự tính số thuế phải nộp bằng file excel, gồm thuế nhập khẩu, VAT… Nếu khớp kết quả (hoặc sai số nhỏ, dưới 100 đồng) thì thực hiện bước tiếp theo, nếu chưa khớp kiểm tra ngay lại TK về thuế và đơn giá, trị giá, và điều chỉnh dữ liệu nếu cần thiết.

3.4. Phụ trách bộ phận OPS khác kiểm tra (độc lập) lại toàn bộ TK để đảm bảo nội dung trên TK được chính xác. Khi thấy thông tin chưa rõ ràng đầy đủ thì yêu cầu người khai giải thích rõ ràng. Nếu thấy đã ổn thì hoàn tất việc kiểm tra. Trường hợp 2 người chưa nhất trí thì báo cáo cấp trên để được hướng dẫn xử lý.

Sau khi cả 2 người (người khai và người kiểm tra) đều thấy nội dung TK đã chuẩn chỉnh thì chuyển sang bước tiếp.

3.5. Gửi TK in thử cho K/H kiểm tra và xác nhận. Bổ sung, chỉnh sửa TK theo yêu cầu của K/H, nếu thấy yêu cầu đó là hợp lý. Trong trường hợp thấy yêu cầu của khách hàng chưa hợp lý, chẳng hạn mã HS không chính xác để được mức thuế suất thấp, OPS cần giải thích rõ các phương án, và để khách hàng quyết định.

3.6. Truyền TK và nhận kết quả phân luồng từ hệ thống. Tùy theo tờ khai được phân luồng gì mà tiến hành các bước tiếp theo:

Luồng xanh: In TK, chờ khác hàng nộp thuế, sau đó đến HQ giám sát làm nốt thủ tục thông quan.

Luồng vàng: Phải mang TK và bộ hồ sơ lên cho hải quan kiểm tra hồ sơ. Nhân viên đi làm hiện trường phải đọc hồ sơ, và trao đổi với người lên tờ khai để nắm được thông tin về lô hàng, để có thể chủ động giải thích khi hải quan hỏi.

Luồng đỏ: Hải quan vừa kiểm tra hồ sơ vừa kiểm tra thực tế hàng hóa. Cần hiểu rõ về lô hàng, hỏi K/H xem hàng hóa thực tế có chuẩn chỉnh không, có nhãn mác đầy đủ không, quy cách đóng gói đơn vị, đặc điểm, tính chất, công dụng… như thế nào, để có phương án kiểm hóa thích hợp. Khi đi kiểm hóa, lưu ý mang theo một số dụng cụ cần thiết như: seal (chì niêm phong), dao rạch giấy, băng dính…

Sau khi có kết quả phân luồng, gửi khách hàng file tờ khai để nộp thuế. Lưu ý: trong email, phải hướng dẫn khách hàng thông tin nộp thuế: